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書面と引継 -2013年03月19日号

2014-01-01

『書面と引継』

最近、1年間の元金据置の条件変更をして頂いていた金融機関に対して、再度1年間の期間延長を申し出た企業の話です。

相手の金融機関は中部地域では有名な地方銀行でその支店の支店長になると将来役員クラスまで昇格するといわれている有名な支店でした。

1年前条件変更した時の支店長・担当者(融資部門リーダー)は共に転勤しており、新担当(融資部門リーダー)として頼りなさそうな感じの方が赴任してきました。

当該企業は条件変更する1年前に債務超過に陥っており、その改善策として金融機関に経営者が個人的に出資を検討する旨の話しと計画を提出しておりました。

しかしながら実態をお聞きしていると出資する資金はどこにもなく破産する前提だったので、その様な話をしてしまったと事でした。

よって1年前の改善計画には出資の計画はどこにも織り込まず、利益積み増しでの債務超過解消計画を金融機関に提出して条件変更を承認してもらったという経緯がありました。

そして今回再度1年間の条件変更の申し出をしたときに新支店長と新担当者から『本部に報告上げないといけないのですが出資は計画に入ってないですがいつされるのですか?』と質問され私と経営者はびっくり!!

その後の会話は以下の通り

経営者:『いつの話を仰っているのですか?』

新担当:『以前いただいた計画に記載されていましたのでお聞きしているのです。』

経営者:『条件変更時の計画にはその内容は入っていませんが…』

新担当:『??』

経営者:『1年以上前に提出した計画には検討項目として入れさせて頂きましたが、元手が無い等の理由で条件変更時にお 渡しした経営改善計画書には除外させて頂きました。5ヶ年貸借にも増資分は記載しておらず。出資をしないとの表明を承認いただいたものと解釈しております。』
     
新担当:『これ以降に計画書があるという事ですか?(ファイル資料を見直し…探し出す…)確かに条件変更時の計画書には記載がありませんね…、では出資の話は無くなったという事ですね。』

経営者:『その通りです。よろしくお願いします』

その後、他金融機関と同調して再度の条件変更を認めて頂きました。もちろん出資は無しです。

金融機関の引継は辞令が出てから3日程度が多いです。その際、旧新担当との間で出来る引継はたかが知れています。引継も優先順位がありますので、100%引継が上手く行く等は物理的にありえません。よって記録(書面)で会社側の明確な意思表示を残すことが大事になってきます。それを元に金融機関担当者は稟議書を書きます。

みなさまは『エビングハウスの忘却曲線』というのをご存知でしょうか?人間は1日経てば74%の事は忘れるというものです。
如何に経営者が口頭で自社の良さや今後の改善内容を伝えたとしても覚えているのはせいぜい2割程度です。

どれだけITが進歩しても、人間の本質は変わりません。
金融機関へ何かを提出する際に書面で言いたい事を残していくのは当然ですが、自社の業務内容についても履歴を残す習慣をつけてみてください。業務改善のきっかけが見つかります。

 


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