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業務マニュアルの正しい作り方

公開日:2017/01/11
最終更新日:2017/01/10

会社を経営していく中で、「業務マニュアル」が必要だなと思うことも
出てきます。

例えば、今まで業務マニュアルがなく業務の統一化がなく非効率であったり、
ミスが多かったり、退職時の引継ぎができなかったりなどの不都合が起きる
ことによって必要性を感じることはあると思います。

では、いざ業務マニュアルを作成しようとする時に、失敗しやすい例は、
いきなり理想論で業務マニュアルを作ってしまうことです。

上記のような何らかの不都合を解消するために業務マニュアルを作成するので、
理想的なマニュアルを作って、それを実行させれば、上手くいくと思うかもし
れませんが、逆効果です。

現状は、現状で何らかの意味があって、その業務の流れになっているので、
急に理想的だが現状を無視した業務の流れに変えようとしても難しいからです。

そこで、実務を行っている従業員は反発してせっかくマニュアルができても、
実行されないままになってしまうのです。

それを解消するためには、以下のような流れで業務マニュアルを作成していきます。

まずは、現状を文章化したもの(マニュアルの基)を作ります。
そうすれば、あくまで現状を文章化しただけなので、反発は起きません。

そして、次の段階として、その文章化したものを図式化(フローチャート化)
してだれでも見える状態に(見える化)します。

だれでも見える図式化することで、「ここはこう改善した方がよい」という
ことも見える化していきます。

その皆で改善策を考えた上で、それを反映して業務改善を行います。
それをまた文章化したものが業務マニュアルになるのです。

現状に即しながら、皆で考えた改善策なので、実際の現場でも実行できる
業務マニュアルになるのです。

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