『 業務フロー改善の落とし穴 』　－2014年09月03日号

最近は、外部環境の変化が激しいので、中小企業では、業務内容が変わったり、業務量が急激に変化したりするので、ある程度の期間ごとに業務フローを改善していく必要に迫られますね。

業務フローを改善案を設計する時に、気を付けるべき点はいくつかありますが、今日は、その中でも、よく陥りやすい落とし穴の一つについてお話しします。

業務フローの改善の時に、【今、業務を行っている人を基準に考えてはいけない】ということです。例えば、「今の業務を行っている人が優秀なので、ミスなど起きないからチェック機能はいらない」としてしまうことです。

これでは、もし業務をする担当者が変わったら、業務フローも変える必要があるということになってしまいます。また、いくら優秀でも、ミスをすることが絶対にないとは言えません。

逆に、ミスが起きることが多い人の場合、その人だけのせいにすることが多いですが、実は業務フロー上でチェック機能が働いていないという見方もできます。

ですので、業務フローを設計する時には、現状の担当者が誰かとか、能力がどのくらいかなど関係なく、誰がやっても「ミスは起きるもの」として、それをカバーする（チェックする）機能を設ける必要があるのです。

このように話すと、「ミスなんて起きては困るので、起きる前提で業務フローを作ったら、ミスが起きても大丈夫と気が緩むから駄目だ」という方も出てきます。

これは、「業務フローの設計」の話と、「業務フローの運営」の話が、ごちゃまぜになってしまっています。

つまり、「業務フロー設計」の段階ではミスが起きた時でも、見逃さないように、「ミスは起きるもの」という前提があるのですが、「業務フローの運営」の段階では、チェック機能があったとしても、「ミスは起きないように」という担当者の自覚や上司の指導は、必要なのです。

このように業務フローを改善する場合は、しっかりと「設計段階」と「運用段階」を明確に分けて考えて見てくださいね。